在 2005 年, MemDB (以下簡稱MemDB) 用了一個半月時間, 成功為一間擁有七間連鎖店的公司度身編寫了一套 MemDB連鎖零售系統 (網絡版) , 現在將這個成功經驗與大家分享, 如果你是為客戶度身編寫系統, 或是正在尋找公司度身編寫系統, 相信這篇文章可以給你一些幫助.
接案經過
這客戶是從事電腦硬件零售的連鎖店 (包括七間零售分店, 一個貨倉和一間批發公司), 他試用了市面上很多零售管理系統, 也購買和使用了一間比較出名的零售系統. 但發現系統有些運算問題, 致電給這系統供應商多次, 也無法為他解決, 他甚至要求這供應商為他度身編寫一套連鎖的零售系統, 但這供應商連報價也不提供, 他只好向外尋找其他供應商.
這客戶在網站尋找, 試用和購買了很多零售系統, 每間分店也使用不同的零售系統, 在 2004 年也向MemDB購買一套 MemDB零售管理系統 (進銷存版) , 他使用了一年後, 覺得系統簡單易用, 對某些功能 (例如現金管理) 特別欣賞. 但惠顧MemDB的最大原因, 是因為發現MemDB的系統不斷在改善, 亦成功為其他客戶度身編寫零售系統, 例如為一間從事電器零售店舖度身編寫的 MemDB零售管理系統 (送退貨版) , 不像其他系統供應商, 只注重銷售系統, 而停止發展系統和沒有提供完善的售後服務.
記得客戶第一次向MemDB提出要求, 為他度身編寫一套網絡版的連鎖零售系統, MemDB第一時間就是回應這工程需要多少時間和價值才能完成. 讓他有一個預算, 覺得可以接受才上門了解要求. 這也是MemDB的接案流程之一, MemDB會先告訴客戶工程的預算, 避免上門多次, 報價後雙方出現討價還價的場面.
三天後收到客戶回應, MemDB要求的預算, 他可以接受, 於是MemDB就上門了解他公司的運作和系統的要求. 他公司現有七間零售分店, 一個貨倉和一間批發公司. 每個部門都使用不同的零售系統 (有幾間是使用一個比較出名的零售系統), 他的目標是要開設多間分店, 最後是要以特許經營的方式擴大業務, 但現在的系統已無法管理每間分店的運作, 其中一個最大問題是管理每間分店的庫存.
他是從事電腦硬件零售, 硬件的價錢跌幅很快, 如果無法有效率地管理庫存和貨品的成本, 入錯貨或積壓存量, 那樣就很容易虧本了. 例如同一件貨品, 有些分店缺貨, 但有些分店的存貨過剩. 最好的解決方法是把這些過剩分店的存貨, 調到缺貨的分店. 但是如果系統不能提供每件貨品, 每間分店的庫存比較報表, 就很容易再向供應商入貨.
市面上有很多連鎖零售系統, 但這些系統只會在晚間才把所有分店的資料傳送到總公司整合, 到明日早上管理人員才可以查看各種報表, 然後作出採購和調貨決定, 這大大減低效率, 也無法達到他的要求. 他每間店舖的銷售量一天相差可以是數十件, 今天某分店的庫存是過剩, 明天已是缺貨了. 他需要的是一個即時庫存系統, 讓管理人員可以隨時隨地知道每間店舖的 "即時" 庫存, 以最短的時間, 作出購貨和調貨的決定.
另外, 市面上的零售系統, 因為要迎合不同零售店舖需要, 所以有很多功能是多餘, 他公司不會使用. 有些需要的功能又欠缺, 例如維修功能, 管理有那些貨品在維修中. 他尋找了很久, 試了很多系統, 也找不到適合的系統, 所以他才找供應商為他公司度身編寫一套適合電腦硬件零售的連鎖店管理系統.
因為這客戶是從事電腦硬件零售, 又試用了很多零售系統, 所以他能提供明確的系統要求. 他的要求和MemDB估計的預算非常接近, 所以就用預先提出的價格為他服務. 費用分三期支付 (17%, 33%, 50%).
系統編寫過程
在系統是由2005年7月中開始編寫 (預先收第一期費用), 因為客戶對這系統非常重視, 也想盡快使用, 所以MemDB先用七日時間, 把貨品管理功能完成, 讓他可以先把貨品輸入在系統上. 貨品管理是特別為他的連鎖店設計, 每件貨品都可以獨立設定分店的最低庫存和銷售金額, 分店可以根據銷售狀況自行更改.
之後十四天, MemDB編寫採購和銷售功能, 等到交貨時, 客戶已把八成的貨品資料輸入了, 他先在一間分店試用這系統, 用採購功能把分店貨品的現存庫輸入, 然後進行銷售. 其後十四天, MemDB一方面編寫調貨, 訂金單, 維修, 支出和現金管理等功能, 另一方面不斷改善貨品管理和銷售功能 (這兩個功能是他們最常用的), 差不多每日都給他一個更新版本. 工程開始後一個月, 系統已有三間分店同一時間使用 (收第二期費用).
接著半個月, MemDB編寫所有報表, 最先完成的是各分店的銷售, 缺貨和存貨報表, 然後編寫綜合報表 (一個報表列出所有分店的銷售, 付款和採購資料, 讓管理人員更容易比較每間分店的銷售資料) 和分析報表 (一個報表列出每間分店每日的銷售資料). 整個工程大約用了一個半月完成 , 給七間分店, 一個貨倉和一間批發公司使用 (收第三期費用). 之後MemDB繼續改善系統, 為他提供技術支援和售後服務.
工程後感
這工程是MemDB開業至今最大和最成功的. 成功的原因, 大部份是因為這客戶非常好. 第一, MemDB只是一間以 SOHO 經營的公司, 這客戶能有信心把這工程交託給MemDB, 在系統還未完成之前, 亦願意讓三間分店測試這系統, 這份膽量和敢於冒險的精神確實難得, 亦 "逼" MemDB在短時間把這系統完成. 第二, 因為這客戶是業內人士, 對系統安裝和使用都非常了解, 在沒有任何說明書的情況下, 他能自行安裝和試用系統, 節省了MemDB很多時間. 另外, 他是一個很有耐性和講道理的人, 記得有一次, 系統新加的功能有一個問題, 導致所有分店無法進行銷售, 他也很客氣地給時間修正, 因為他了解, 系統在開發其間, 有問題是非常正常的. MemDB亦在短時間內把問題修正, 即時給他解決問題. 最後, 這客戶付款也很爽快, 在MemDB未提出收費之前, 他已主動支付第二期和第三期的費用. 這些客戶實在難求, 令MemDB日後更樂意為他服務, 協助他日後擴大業務.
MemDB完成了這套連鎖管理系統後, 已對連鎖管理有更深的了解, 覺得不同的連鎖店應該有自己一套的連鎖管理系統. 例如從事電腦硬件零售, 貨品銷售不用小數位, 單價和數量也不會多過 32767, 這些細微的要求, 會影響系統的運作和速度, 設計得不好, 也會增加資料庫擴大的速度. 所以MemDB日後會利用這個工程的經驗, 為其他客戶度身編寫適合他們使用的連鎖管理系統. 除了零售管理系統, MemDB也會開發更多的連鎖系統, 例如連鎖美容管理系統和連鎖診所管理系統.
(文章刊登於2005年9月16日)
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